Bắt đầu GnuCash

Trang này hướng dẫn bạn làm quen với phần mềm GnuCash để quản lý tài chính gia đình.
Bạn hãy download và cài đặt GnuCash vào máy của bạn. Sau đó chép file mẫu Giadinh.gnucash về máy của bạn.
Trên máy Windows, nếu bạn muốn dùng GnuCash với menu chữ Việt giống như hình dưới đây thì bạn hãy thêm hai dòng sau

LANG=vi_VN
LANGUAGE={LANG}
  

vào cuối file C:\Program Files\gnucash\etc\gnucash\environment (dùng notepad mở file đó ra và thêm hai dòng vào). Để gõ chữ Việt vào GnuCash với Unikey thì bạn cần bật tuỳ chọn Luôn sử dụng clipboard cho Unicode.
Chạy GnuCash trong máy của bạn, mở file mẫu Giadinh.gnucash. Trong file mẫu đã tạo sẵn hệ thống tài khoản và hai báo cáo chi tiêu, tài sản. Bạn có thể tạo thêm tài khoản con cho hợp với mục đích quản lý của gia đình. File mẫu chưa có số liệu, bạn hãy bắt đầu nhập số liệu của gia đình vào.
Để dễ dùng, nên đặt một số lựa chọn trong chương trình GnuCash bằng cách mở menu Sửa→Tuỳ thích, chọn tab Mặc định sổ cái rồi chọn Tự động phân tách sổ cái và Chế độ dòng đôi.

Các kiểu tài khoản trong GnuCash

Không giống như ý nghĩa thường gặp của từ tài khoản khi cá nhân mở một tài khoản thanh toán ở ngân hàng, trong GnuCash mọi khoản tiền hoặc tài sản có thể quy thành tiền đều được gọi là tài khoản. Những khoản đó là:

• Những khoản đang có: Tiền mặt|Cash, tiền trong Ngân hàng|Bank, cổ phiếu (Kho (bị dịch sai)|Stock), đơn vị quỹ đầu tư (Quỹ tương hỗ|Mutual Fund), các khoản cho người khác vay (Khoản phải thu|A/Receivable), các tài sản khác (Tài sản|Asset)
• Những khoản đang nợ: Thẻ tín dụng|Credit Card, các khoản vay hoặc mua chưa trả người khác (Khoản phải trả|A/Payable), các món nợ khác (Tiền nợ|Liability)
• Thu nhập|Income
• Phí tổn|Expense
• Vốn chủ sở hữu: Cổ phần (bị dịch sai)|Equity

Phần ghi chữ đậm ở trên là kiểu tài khoản dùng trong GnuCash, có hai từ bị dịch sang tiếng Việt sai.

Mọi ghi chép trong GnuCash đều phải có ít nhất hai tài khoản. Tiền chạy từ tài khoản này sang tài khoản kia, ví dụ: tiền lương nhận được thì chạy từ tài khoản thuộc kiểu Thu nhập sang tài khoản thuộc kiểu Ngân hàng, tiền tiêu đi thì chạy từ tài khoản thuộc kiểu Tiền mặt sang tài khoản thuộc kiểu Phí tổn.
Nếu ghi sót tài khoản hoặc ghi số tiền không bằng nhau giữa bên chuyển đi và bên nhận được thì GnuCash sẽ tự động ghi số chênh lệch vào tài khoản Imbalance hoặc Orphaned. Khi thấy hai tài khoản đặc biệt đó có số dư khác không thì phải mở ra để sửa các giao dịch cho đúng.

1. Nhập tài sản đang có

Bạn nhập giá trị những tài sản đang có của gia đình vào file Giadinh.gnucash. Mỗi giá trị được ghi vào một tài khoản con dưới tài khoản Tài sản sở hữu 3, và giá trị tương ứng được ghi vào tài khoản Tổng tài sản:Opening Balances.
Ví dụ: để ghi có 2 triệu đồng tiền trong bóp:

1. chọn tài khoản Tiền trong bóp, có mã số 311 trong tab Tài khoản
2. bấm nút Mở trong toolbar
3. trong tab Tiền trong bóp mới mở, gõ 'Bắt đầu' vào ô Mô tả, nhấn phím Tab vài lần để chuyển đến ô Tài khoản, trong ô này có sẵn tên tài khoản Tài sản sở hữu:Tài sản lưu động:Tiền trong bóp, nhấn phím Tab để chuyển sang ô Nhận, gõ vào số 2000000
4. nhấn phím Tab 4 lần để chuyển đến ô tài khoản trong dòng kế, dùng chuột bấm vào nút trong ô này để chọn tài khoản Tổng tài sản:Opening Balances, trong ô Xài đã có sẵn số 2000000.
5. nhấn phím Enter để hoàn thành việc ghi
6. quay trở lại tab Tài khoản sẽ thấy cả hai tài khoản cùng tăng lên 2 triệu đồng.

Sau khi nhập hết các tài sản đang có vào file, bạn hãy mở tab báo cáo Bảng tổng kết tài sản để xem lại tất cả tài sản của mình được ghi trong GnuCash.
Những tài sản tích luỹ lâu năm thì nhập vào file spreadsheet.

2. Tạo ngân sách

Tạo ngân sách bằng cách dùng menu Hành động→Budget→Ngân sách mới, trong tab Ngân sách: Ngân sách không tên mới hiện ra, bấm nút Tuỳ chọn để đổi tên thành Ngân sách tháng. Nhập các số tiền ứng với các khoản chi 1, 2, 3, 5 vào các tháng trong các tài khoản tương ứng, Các khoản chi 4 và 6 không đều đặn hàng tháng nên chỉ ghi vào ô của tháng dự kiến sẽ chi.

3. Nhập các giao dịch

Việc nhập các giao dịch cũng giống như cách nhập trên, chỉ cần chọn đúng hai tài khoản tham gia giao dịch.

• Khi ghi việc tăng tài sản (nhận lương, nhận lãi tiết kiệm thì một tài khoản thuộc nhánh Thu nhập và một tài khoản thuộc nhánh Tài sản sở hữu.
• Khi ghi việc giảm tài sản (chi tiêu) thì một tài khoản thuộc nhánh Chi tiêu và một tài khoản thuộc nhánh Tài sản sở hữu.
• Khi phát sinh nợ thì một tài khoản thuộc nhánh Khoản phải trả, tài khoản còn lại có thể thuộc nhánh Chi tiêu hoặc Tài sản sở hữu. Ví dụ trả tiền nhà hàng thì ghi vào tài khoản Khoản phải trả:Thẻ tín dụng và tài khoản Chi tiêu:Hưởng thụ:Ăn tiệm.
• Khi thanh toán nợ thì một tài khoản thuộc nhánh Khoản phải trả, tài khoản còn lại thuộc nhánh Tài sản sở hữu.

Một giao dịch có thể liên quan đến hơn hai tài khoản. Ví dụ khi chuyển khoản 2 triệu đồng đóng học phí, bạn phải trả 3300 đồng phí chuyển khoản thì GnuCash ghi giao dịch này liên quan đến ba tài khoản: Tài khoản thanh toán, tài khoản Chi tiêu:Giáo dục và tài khoản Chi tiêu:Thiết yếu:Tiện nghi:Phí ngân hàng.

4. Kết sổ cuối năm

Cuối mỗi năm xuất một báo cáo Tổng kết tài sản ra file để lưu lại, rồi export danh sách tài khoản ra một file gnucash mới, ví dụ Giadinh2015.gnucash. Sau đó mở file gnucash mới, thêm bớt tài khoản cho phù hợp với năm mới rồi lặp lại hai bước: nhập tài sản đang có và tạo ngân sách cho năm mới.
Hãy lưu giữ thật kỹ các file gnucash và tổng kết tài sản từng năm để có thể xem lại số liệu giao dịch cũ.

5. Xem báo cáo

Hàng tuần mở GnuCash ra xem các báo cáo ngân sách và tài sản để điều chỉnh việc chi tiêu và tiết kiệm trong thời gian tới. Giả sử báo cáo ngân sách cho thấy bạn đã chi khoản Cho đi nhiều hơn kế hoạch thì bạn sẽ cân nhắc kỹ hơn khi nhận được thiệp mời dự đám cưới ai đó.

---

Bảng tổng kết tài sản 27/03/2012

Tài sản
Chưa cân bằng-VND				0,00 ₫
Tài sản sở hữu				1.587.000,00 ₫
Tài sản lưu động			1.587.000,00 ₫
Tiền trong bóp		0,00 ₫
Tài khoản thanh toán		1.587.000,00 ₫
Tài khoản tiết kiệm		0,00 ₫
Tiết kiệm có kỳ hạn		0,00 ₫
Hưu trí	0,00 ₫
Đại học	0,00 ₫
Chi tiêu lớn	0,00 ₫
Tài sản cố định			0,00 ₫
Xe		0,00 ₫
Nhà đất		0,00 ₫
Tài sản khác		0,00 ₫
Đầu tư			0,00 ₫
Hưu trí		0,00 ₫
Cổ phiếu	0,00 ₫
Trái phiếu	0,00 ₫
Market Index	0,00 ₫
Chứng chỉ quỹ	0,00 ₫
Hưu trí vơ/chồng		0,00 ₫
Cổ phiếu	0,00 ₫
Trái phiếu	0,00 ₫
Market Index	0,00 ₫
Chứng chỉ quỹ	0,00 ₫
Tài khoản chứng khoán		0,00 ₫
Cổ phiếu	0,00 ₫
Trái phiếu	0,00 ₫
Market Index	0,00 ₫
Chứng chỉ quỹ	0,00 ₫
Bảo hiểm			0,00 ₫
Tổng số tài sản				1.587.000,00 ₫
Tài sản nợ
Khoản phải trả				0,00 ₫
Thẻ tín dụng			0,00 ₫
Nợ			0,00 ₫
Mortgage Loan		0,00 ₫
Tổng số tài sản nợ				0,00 ₫
Cổ phần
Tổng tài sản				2.000.000,00 ₫
Opening Balances			2.000.000,00 ₫
Lỗ giữ lại				413.000,00 ₫
Tổng sổ cổ phần				1.587.000,00 ₫
Tổng số tài sản nợ và cổ phần				1.587.000,00 ₫

---