Open Source Software

Các ứng dụng máy tính trong văn phòng

Trong môi trường văn phòng kinh doanh, máy tính thường được dùng cho các công việc sau:

1. soạn thảo tài liệu bằng các chương trình xử lý văn bản
2. soạn các tài liệu giới thiệu, các sơ đồ…
3. xử lý số liệu đơn giản bằng các chương trình bảng tính
4. xử lý số liệu phức tạp hơn với các chương trình chuyên dùng như kế toán, quản lý sản xuất, nhân sự, khách hàng…
5. lập kế hoạch và theo dõi thực hiện
6. gửi và nhận thư điện tử
7. tìm và đọc tài liệu trong Internet
8. trao đổi tài liệu với đồng nghiệp, đối tác

Ngoài ra còn có các việc khác mà máy tính có thể làm được:

• thay máy điện thoại (dùng headphone+micro để nói chuyện trong nội bộ văn phòng hay gọi đến đối tác như một máy điện thoại bình thường)

Để máy tính chạy tốt thì còn phải phát hiện virus xâm nhập.

• Dùng chung file, máy in, máy fax
• Mail server
• Proxy server
• Web server
• FTP server
• Firewall
• Database server
• Directory server (sổ địa chỉ)
• Đồng hồ chuẩn
• Phone server (tổng đài điện tử với các chức năng hội nghị, thư thoại…)

Giải pháp không tốn phí bản quyền

Với hệ điều hành Linux và các phần mềm mã nguồn mở, hầu hết mọi nhu cầu kể trên đều được thoả mãn mà không tốn tiền mua bản quyền.

Tài liệu tạo ra từ các phần mềm mã nguồn mở hoàn toàn tương thích với các phần mềm thông dụng trên MS Windows.

Nhờ vào những đóng góp của cộng đồng sử dụng phần mềm mã nguồn mở người Việt, hiện nay chữ Việt được sử dụng rất tốt trên nền phần mềm mã nguồn mở.

Chỉ trừ các phần mềm chuyên dùng của riêng từng tổ chức (mục số 4 ở trên) là không có sẵn. Không có sẵn nhưng vẫn có thể làm được trên nền phần mềm mã nguồn mở. Chi phí cho việc này không lớn hơn chi phí khi làm trên nền MS Windows.

Giải pháp phần mềm mã nguồn mở rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, trường học.

Những việc mà phần mềm mã nguồn mở chưa làm được

Một số chương trình đặc biệt (ít người dùng) chưa được làm dưới dạng phần mềm mã nguồn mở, nhưng vẫn chạy được trên nền phần mềm mã nguồn mở. Tức là người dùng không tốn tiền hệ điều hành nhưng phải trả tiền bản quyền để dùng các chương trình đặc biệt đó. Ví dụ:

• các phần mềm CAD như vẽ mạch in, vẽ kỹ thuật

Một số chương trình khác hoàn toàn phải lệ thuộc vào MS Windows.

Những việc mà phần mềm mã nguồn mở làm tốt

Tổng đài điện thoại nội bộ

Một công nghệ đang trở nên quen thuộc với mọi người là VoIP. Hầu hết chúng ta đều đã từng dùng VoIP khi gọi điện thoại liên tỉnh hay quốc tế với các số 17x. Đó chỉ mới là một góc nhỏ xíu của VoIP. Những người cần phải gọi điện thoại quốc tế thật nhiều còn dùng đến dịch vụ PC-to-phone: gọi điện thoại từ máy tính đến một máy điện thoại với giá rẻ hơn các dịch vụ 17x nhiều lần.

Đã dùng máy tính để nói chuyện với người ở nước ngoài được, vậy có thể dùng máy tính để nói chuyện với người trong nước hay trong cùng cơ quan được không?

Được lắm chứ! Với phần mềm mã nguồn mở Asterisk, một máy tính có thể kiêm luôn việc của tổng đài nội bộ của các cơ quan, gọi là tổng đài IP. Mọi nhân viên dùng máy tính trong cơ quan có thể nói chuyện với nhau qua mạng nội bộ và tổng đài IP. Được như vậy thì cho cái máy điện thoại trên mặt bàn biến đi chỗ khác, và cũng không cần sợi dây nối giữa máy điện thoại và tổng đài nội bộ nữa vì hai thứ đó đều đã biến đi rồi. Với những văn phòng cũ đã có sẵn tổng đài nội bộ và hệ thống dây điện thoại thì việc này chẳng có ý nghĩa gì hết. Nhưng nếu trang bị tổng đài IP cho văn phòng mới thì số tiền tiết kiệm được không ít. Do chi phí cao mà hiện nay rất nhiều văn phòng chỉ có một máy điện thoại nội bộ dùng chung cho ba-bốn người trong khi mỗi người có một máy tính. Trường hợp này rất thích hợp để chuyển sang dùng tổng đài IP.

Để gọi điện thoại từ trong cơ quan đến các số điện thoại ngoài cơ quan, tổng đài IP dùng một card giao tiếp với mạng điện thoại thông thường. Giá của card giao tiếp rẻ hơn rất nhiều so với giá của tổng đài nội bộ.

Không những tiết kiệm, mà tính năng của tổng đài IP vượt xa các tổng đài điện tử bình thường. Những tính năng như hộp thư thoại, trả lời tự động thuộc vào loại xa xỉ ở các tổng đài điện tử còn ở tổng đài IP thì đều có sẵn không tốn tiền. Ví dụ một tính năng tuy tầm thường nhưng rất tiện của tổng đài IP, đó là đánh số máy nội bộ. Ở tổng đài điện tử, số nội bộ phải đặt trong một khoảng giới hạn nên chỉ là những số liên tiếp khó nhớ (số không đẹp), mỗi khi nhân viên đổi chỗ trong cơ quan thì phải đổi số nội bộ hoặc phải program lại tổng đài cho số đi theo chỗ mới. Trong tổng đài IP, số nội bộ không bị hạn chế gì hết nên có thể đặt theo chữ viết tắt của tên người, như vậy không cần phải nhớ số mà chỉ cần nhớ tên là gọi được ngay. Và chuyện dời chỗ của nhân viên cũng không phải để ý tới nữa, máy tính ở đâu thì máy điện thoại nội bộ tự động theo đến đó.

Nhưng VoIP có di động được như máy điện thoại không dây không? Sếp chỉ thích dùng điện thoại nội bộ không dây thôi. Điện thoại VoIP dựa trên mạng nội bộ; ngày nay, nhiều văn phòng cũng đã dùng mạng nội bộ không dây Wi-fi. Với mạng Wi-fi và máy tính xách tay, sếp đã có ngay máy điện thoại nội bộ không dây. Hay hơn nữa là các máy điện thoại di động có Wi-fi, một máy như vậy vừa dùng được như điện thoại di động vừa làm điện thoại nội bộ không dây.

Sóng Wi-fi đang dần dần lan ra khỏi mạng nội bộ của cơ quan; nhiều nơi trong thành phố đã được phủ sóng Wi-fi để hoà vào Internet, các ISP đang ráo riết phủ sóng Wi-fi khắp thành phố để thu hút khách hàng. Với sự tiện nghi đó, tổng đài IP nội bộ cũng vươn ra khỏi cơ quan. Bất cứ nơi nào có sóng Wi-fi là máy tính (hay điện thoại di động) có thể nối vào tổng đài IP nội bộ và người cầm máy có thể nói chuyện như đang ở văn phòng. Hãy tưởng tượng sếp đi công tác, khi cần nói chuyện với cấp dưới chỉ cần tìm một chỗ có Internet (thậm chí là dial-up) là có thể thoải mái nghe cấp dưới báo cáo mà không tốn tiền điện thoại di động. Một ví dụ nữa là nhân viên xuất nhập khẩu cần liên lạc với đối tác ở châu Âu hay Mỹ, hết giờ làm việc cứ về nhà mở máy tính nối vào tổng đài IP làm việc như ở văn phòng.

Nếu đối tác cũng dùng tổng đài IP thì các máy nội bộ trong hai tổng đài có thể gọi lẫn nhau mà không phải tốn tiền điện thoại dù cho đối tác ở trong nước hay ngoài nước.

Chặn virus

Chương trình phát hiện virus có thể được dùng để làm nhiều việc: phát hiện virus gửi qua mail, phát hiện virus trong web server đi vào qua web proxy, phát hiện virus từ các máy Windows client gửi vào server.

Xem thêm

Một văn phòng luật sư ở Mỹ dùng toàn phần mềm mã nguồn mở